Le déménagement de son entreprise est radicalement différent d’un déménagement classique. Les formalités sont plus complexes et le déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Certains critères comme le nombre de salariés et la nature des objets transportés peuvent entrer en jeu.
Faire un audit
Les déménageurs peuvent appliquer des tarifs dégressifs en fonction du nombre de salariés. Sachant qu’en moyenne, la facture peut s’élever à 200 euros par poste de travail, le transfert de mobilier peut atteindre la barre des 2000 euros par personne.
Ces chiffres sont donnés à titre indicatif. Pour une estimation plus proche, il faut demander aux déménageurs de faire un audit des locaux. Cette démarche s’effectue avant même de signer pour l’acquisition ou la location du nouveau local. La start-up « demenageur.com » propose ses services tant aux particuliers qu’aux professionnels, un bon moyen de se faire une idée du tarif le plus juste.
De la même manière, le délai de préparation peut être plus ou moins long en fonction de l’effectif total. Une entreprise de 1000 salariés devra prévoir environ 18 mois pour un déménagement réussi.
La préparation des salariés
Déménager implique en effet un changement des habitudes des salariés. La localisation des nouveaux locaux de l’entreprise peut poser quelques difficultés à certains employés. Une évaluation des conséquences du déménagement à l’échelle humaine pourrait aider à percevoir les obstacles en amont.
Afin de proposer des solutions efficaces, il est vivement conseillé de relever le temps mis par les salariés pour rejoindre leur lieu de travail. On peut aussi aménager des solutions de transport adéquat pour faciliter leur quotidien.
Les démarches nécessaires
Pour déménager une entreprise, il faut avoir les autorisations nécessaires. Il est conseillé de se munir d’une check-list des choses à faire comme de prévenir la CE et le CHSCT de ce changement d’adresse. C’est une étape obligatoire pour respecter la loi concernant l’obligation d’informer.
Si le transfert concerne le siège social de l’entreprise, il faut obligatoirement le déclarer. En effet, le déménagement de siège social constitue une modification statutaire. La ratification de la décision doit être faite par l’assemblée générale extraordinaire (SARL ou SA), ou par les associés (SAS).
La société a ensuite un mois à partir de la date de l’acte modifié pour publier un avis de modification dans le journal d’annonces légales. Ensuite, l’acte doit être enregistré auprès du TC dont dépend le nouveau siège social.
Les formalités à accomplir
Après le déménagement, il convient de modifier les cartes grises de la flotte automobile. En actualisant l’adresse légale auprès de la poste, l’entreprise pourra recevoir son courrier directement dans les nouveaux locaux.
Certains contrats de sous-traitance peuvent être modifiés, rompus ou alors transférés en fonction des possibilités. Par contre, il ne faut pas oublier de modifier les en-têtes de l’entreprise (carte de correspondance, étiquettes adhésives, enveloppes logotypes, cachets, bulletin de paie, modèle de factures, etc.).