Constitution de société et domiciliation

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La législation française est très exigeante sur la réalisation des diverses formalités inhérentes à la création d’une entreprise. Cet aspect contraignant est notamment justifié par le fait que toutes ces démarches seront indispensables pour garantir un libre exercice des activités auxquelles la société en constitution aspire. On peut d’ailleurs évoquer la domiciliation, une étape permettant à toute entreprise d’avoir une adresse administrative et juridique.

Lors de l’accomplissement de cette formalité, l’entrepreneur pourra bénéficier d’un large choix, et il faudra qu’il tienne en compte de ses attentes et des besoins de son activité pour pouvoir faire le bon choix. Ainsi, il peut opter pour la domiciliation collective, une alternative des plus utilisées de nos jours, notamment pour le côté pratique et les multiples avantages que cette solution procure. Pour tout savoir sur les éléments qui entourent cette notion, nous allons les voir un par un dans cet article.

1- Les notions essentielles à prendre en compte sur la domiciliation en général

La définition globale de la domiciliation d’entreprises et son importance sur la vie sociétale

En se référant au code de commerce de la législation française, la domiciliation est définie comme étant une formalité juridique obligatoire pour toute entreprise en cours de formation, qui consisterait à rechercher une adresse administrative, fiscale et juridique à cette dernière. Son caractère obligatoire trouve son fondement dans le fait que cette adresse trouvée correspondra au lieu du siège social de l’entreprise, une adresse qui sera garante de son existence légale (son immatriculation au registre du commerce et des sociétés). Notons par ailleurs que ce lieu ne va pas forcément correspondre à l’endroit où sera exploitée l’activité principale relative à cette entreprise.

Par ailleurs, il est important de préciser que les statuts de la société doivent expressément contenir cette adresse de siège social, non seulement dans ses statuts, mais aussi sur tous ses documents officiels. Aussi, sans elle, il ne sera pas possible d’identifier la nationalité de l’entreprise, ni la loi qui lui sera applicable, ni la juridiction territorialement compétente pour régler les éventuels différends qu’elle pourra avoir contre les tiers.

La domiciliation collective et les diverses possibilités

Comme il a été brièvement susmentionné, le créateur d’entreprise pourra opter pour plusieurs alternatives possibles en matière de domiciliation, d’une part, il peut envisager une domiciliation privative, dans un local d’habitation du représentant légal de l’entreprise, ou dans un local commercial ou professionnel dont il est le propriétaire (il peut éventuellement être locataire) et d’autre part, il peut se tourner vers la domiciliation collective.

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Quant à ce dernier choix, elle consiste à attribuer une adresse de siège social à une entreprise donnée en installant cette dernière dans un local occupé communément ou collectivement par d’autres entreprises. Pour cela, on pourra remarquer trois possibilités distinctes : celle dans un local appartenant à une autre entreprise, celle dans une pépinière d’entreprises, et enfin la plus connue, la domiciliation commerciale (par l’intermédiaire d’une société de domiciliation).

2- La pépinière d’entreprises et le local d’une autre entreprise

Le fonctionnement d’une pépinière d’entreprises et les conditions d’adhésion

En général, cette structure (appelée également « incubateur d’entreprises ») est destinée à accueillir les entreprises en herbe, les start-ups ou les entreprises nouvellement formées en quête de repère dans le monde entrepreneurial. Autrement dit, elle est assimilée à une sorte d’aide au démarrage d’un projet professionnel.

Cette aide se manifeste d’abord par la mise à disposition d’un local équipé et adapté à la majorité des tâches qu’une entreprise doit effectuer (bureau, atelier, etc.). Ensuite, elle offre un service d’accompagnement et de conseil dans diverses branches touchant la gestion d’une entreprise. On parle notamment d’une assistance juridico-administrative, comptable, fiscale, etc. De plus, elle est en mesure d’organiser divers évènements tels que des formations ou des conférences.

En France, nous pouvons constater divers types d’incubateurs :

  • Celle spécialisée dans l’innovation (expertes en projets informatiques et de technologie avancée) ;
  • Celle experte en projet (assistance à partir de la phase embryonnaire du projet, jusqu’à la création de l’entreprise) ;
  • Et enfin celle qui se généralise en accueillant tous les créateurs sans exception (deux ans d’accompagnement).

En outre, pour pouvoir bénéficier de cette structure, il suffit de faire une demande à la pépinière choisie, dont le dossier sera suivi et traité par un comité d’agrément. Une fois le dossier validé, la durée de la domiciliation sera de trois ans au maximum. Passé ce délai, l’entreprise est supposée être autonome.

Le local d’une autre entreprise

Le fonctionnement de cette solution s’apparente à une sous-location, puisqu’une entreprise donnée sous-loue son local pour qu’une autre entreprise puisse y installer son siège social. Le réel atout de cette pratique se trouve sur le partage des charges. Il faut cependant prendre en compte de quelques paramètres qui pourront faire varier les conditions à respecter.

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D’un côté, il se peut que l’entreprise soit le propriétaire du local (aucune condition particulière, une simple convention de mise à disposition suffira). D’un autre côté, dans le cas où elle soit locataire, il convient de respecter quelques conditions. En effet, cette pratique ne doit pas souffrir d’une interdiction par d’éventuelles clauses contractuelles (si c’est le cas, l’aval du propriétaire sera requis). Enfin, il est nécessaire que le locataire prévienne le bailleur par le biais d’une lettre recommandée.

3- La domiciliation commerciale et ses généralités

On parle ici d’une solution de domiciliation la plus convoitée actuellement, consistant à domicilier une entreprise par l’intermédiaire d’une société de domiciliation.

Les avantages de cette solution

Assimilée à un centre d’affaires, la société de domiciliation offre de nombreux avantages, outre l’adresse de siège social très prestigieuse qu’elle procure à ses utilisateurs. On parle notamment des divers services tels que la location de bureaux équipés (salles réunions ou celles destinées à la réception des clients), la gestion intégrale du courrier (par réexpédition ou par numérisation), un service de secrétariat par le biais d’un standard téléphonique, et enfin un service d’accompagnement sur de multiples tâches juridico-administratives (l’immatriculation au RCS, ou le transfert de siège social).

Il s’agit donc d’une alternative purement stratégique, faisant monter l’image de l’entreprise domiciliée vis-à-vis des tiers. Par ailleurs, le contrat de domiciliation sera la base de cette solution, un contrat à travers lequel seront mentionnés les éléments entourant cette domiciliation.

Quelques règles à prendre en compte

De prime abord, le domicilié doit s’assurer que le domiciliataire soit titulaire d’un agrément préfectoral, un document nécessaire pour pouvoir proposer ce genre de service. Ensuite, le contrat mentionnera les informations essentielles sur les deux parties, et fixera la durée de la domiciliation pour trois mois au moins. Cette durée est toutefois renouvelable par tacite reconduction. Enfin, il énumèrera les différentes obligations de chacune des parties. L’une des obligations majeures sera le respect des clauses contractuelles de part et d’autre. En outre, le domiciliataire est dans l’obligation de proposer un local répondant aux besoins de confidentialité du domicilié, et ce dernier doit utiliser effectivement l’adresse du siège social.

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