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Quelles solutions pour réduire ses notes de frais ?

Pour tout dirigeant d’entreprise, la gestion minutieuse de chaque dépense opérée par les salariés dans le cadre de leur travail est autant une nécessité qu’une corvée laborieuse. Alors qu’il est impératif de limiter les dépenses inutiles pour ne pas enregistrer de pertes, la hantise des notes de frais excessives réalisées par négligence ou par des salariés malintentionnés est en effet toujours présente. D’autant plus que les notes de frais représentent de 3 à 10% du budget annuel d’une entreprise ! Quelles mesures prendre alors, pour pallier à ce problème ?

Faciliter la gestion des notes de frais

Faciliter la gestion des notes de frais

On n’y pense pas toujours, mais l‘optimisation du règlement de ces notes peut suffire à écarter tout écart de la part des salariés. La dématérialisation est par exemple une solution très efficace pour simplifier et rendre plus rapide l’archivage et la validation des dépenses. En effet, le scan ou la prise en photo des justificatifs de dépenses permet de ne pas perdre trop de temps à la ressaisie des documents. D’autant plus que celle-ci est souvent génitrice d’erreurs, qui peuvent également peser sur les coûts encourus. De nombreuses entreprises utilisent encore le support papier pour archiver ce genre de données. Une option pourtant obsolète qui ne permet pas un traitement rapide. Il existe plusieurs applications et logiciels qui permettent le transfert rapide de ces données par internet, afin de faciliter l’opération.

La solution des cartes de paiement spéciales est également idéale pour contrôler les dépenses professionnelles sur terrain. À l’instar de l’application notes de frais Spendesk, vous pourrez trouver plusieurs services professionnels qui se proposent de vous offrir des solutions physiques et virtuelles pour les achats pros. En effet, vous pourrez fournir à vos salariés des cartes physiques ou virtuelles qui leur serviront à payer les achats en ligne ou les dépenses effectuées lors de leurs missions. Cette solution vous permet de plafonner les paiements récurrents, de définir des budgets pour chaque salarié/mission, mais aussi de suivre en temps réel l’historique des dépenses effectuées, etc. Elle permet également d’automatiser le règlement de factures et l’archivage des justificatifs.

Un traitement fixe et régulier des remboursements des notes de frais permettra de ne pas être submergé par les nombreux justificatifs à long terme. Il faudra simplement rappeler aux salariés de traiter leurs justificatifs au fur et à mesure, afin de pouvoir profiter d’un remboursement en bonne et due forme.

application note de frais

Savoir motiver les troupes

Les procédures de remboursement trop longues ou compliquées et les démarches chronophages sont une grosse perte de temps et d’argent pour l’entreprise autant que pour les salariés. En effet, sans outils adéquats, ces derniers devront consacrer une trentaine de minutes à une heure par mois pour régler le remboursement de leurs notes de frais. Parfois, pour ne pas avoir à travailler plus longtemps, ils opèrent cela sur leur temps de travail. Une distraction qui peut être nocive à la productivité. Surtout qu’il peut arriver que le salarié se sente lésé, car la complexité des procédures ou leur lenteur peuvent entraîner des frais non remboursés.

Il est alors recommandé de mettre en place un processus accessible à tous, afin que chacun puisse gagner du temps et préserver une bonne ambiance de travail. L’utilisation d’une plateforme commune pour la gestion des frais sera particulièrement importante, de même que la désignation d’un responsable, pour centraliser la gestion des notes de frais. Le ou les managers devront faire en sorte d’opérer les validations des frais dans les meilleurs délais.

Définir une politique claire, mais flexible

Les modalités de remboursement des notes de frais doivent être claires pour tous dès leur entrée en fonction. Il est donc recommandé de les inclure dans le contrat de travail, pour ne pas laisser de place à l’incompréhension ou aux mésententes. Les dépenses remboursables, leur plafonnement, le délai de validation et de remboursement, mais aussi les frais exclus d’office de la liste… rien ne doit être laissé au hasard. Par contre, tout devrait pouvoir être sujet à une révision avec l’accord de la direction, pour offrir une certaine marge lors de situations exceptionnelles.

Être trop stricte peut également se montrer contre-productif, dans le sens où les collaborateurs pourraient être limités dans leur efficacité à cause des restrictions budgétaires. En effet, certaines missions peuvent nécessiter plus de moyens que d’autres, que ce soit pour les déplacements ou la nourriture, etc. La chasse aux coûts à tout prix peut devenir un grand frein à la réalisation, si les équipes n’ont pas accès aux ressources financières ou matérielles nécessaires à l’accomplissement de leur tâche.

Lutter contre les abus

Une mesure importante à prendre pour éviter les abus reste l’utilisation de formulaires de remboursements de frais détaillés. En effet, le besoin d’indiquer tous les détails concernant la dépense concernée peut décourager les salariés de gonfler leurs frais, sous peine de se faire démasquer. Il leur sera par exemple demandé de préciser l’identité et le nombre d’invités à un repas professionnel ou bien de détailler les lieux de départ et d’arrivée lors de déplacements.

Concernant les déplacements, il est recommandé de les restreindre au strict minimum si possible. L’utilisation de l’outil informatique, et notamment de la visioconférence, pourra être favorisée pour éviter des déplacements superflus. D’autant plus que c’est un gain de temps considérable, de même qu’une économie d’énergie pour les salariés. Il en va de même pour les outils professionnels qui donnent la possibilité de consulter et de modifier des fichiers importants à distance, en utilisant tout simplement un bon système d’identification pour leur sécurité.

Remboursement réel ou remboursement forfaitaire

Le remboursement forfaitaire prend en compte un seuil préétablis de dépenses professionnelles pour chaque cas, que ce soit pour un repas ou des déplacements. Le salarié n’a alors aucun justificatif détaillé à fournir pour obtenir un remboursement de ses frais, du moment qu’il ne dépasse pas les limites indiquées. Il sera toutefois préférable d’adopter le remboursement réel pour éviter tout abus. Celui-ci prend en compte un remboursement des montants exacts de chaque dépense.

Il est aussi très important de rappeler à tous que gonfler ses notes de frais est une faute grave, passible d’un licenciement.

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La RédactionCet article a été posté par le webmaster le 14 mars 2018 à 8 h 50 dans la catégorie Service.

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