Les frais professionnels remboursés par l’employeur

En tant que salarié, dans le cadre de vos fonctions, vous êtes souvent appelé à faire des déplacements professionnels. De l’avion à votre véhicule personnel, en passant par le taxi ou le train, les moyens de transport utilisés à cet effet sont divers.

Compte tenu de cela, il est tout à fait normal que vous ayez de nombreuses interrogations, quant au remboursement des frais que vous engagez dans le cadre de vos missions pour votre entreprise. Il y a des situations où vous devez être remboursé par votre employeur pour ces frais de déplacement.

Quelles sont les conditions qui vous donnent droit à un remboursement ? Suivant quelle procédure les frais de déplacement sont remboursés ? Y a-t-il des exceptions ? Éléments de réponses !

Que sont les frais professionnels ?

Avant d’en venir aux conditions de remboursement, spécifions d’abord ce que sont les frais professionnels. Sont considérés comme frais de déplacement remboursés par l’employeur, les dépenses que vous effectuez dans le cadre d’un déplacement pour le compte de l’entreprise où vous travaillez. Il s’agit entre autres des dépenses de restauration, de carburation et d’hébergement.

Selon les cas, ces frais peuvent être remboursés ou exonérés, en considération de certaines conditions. En règle générale, deux cas de figure sont les plus fréquents :

  • Le cas où vous utilisez votre véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise ;
  • Le cas où vous utilisez les transports en commun ou les services publics de location de vélos.

L’utilisation de votre véhicule personnel au nom et pour le compte de votre entreprise, implique systématiquement le remboursement des frais que vous aurez engagés à cette fin.

Calcul des frais professionnels

Quelles sont les catégories de dépenses concernées par les frais professionnels ?

Il existe plusieurs types de frais qui sont considérés comme des frais de déplacement, que votre employeur se doit de vous rembourser. En même temps, il y a des dépenses que votre employeur n’est aucunement tenu de vous restituer.

Les frais mobilisés dans le cadre d’un voyage d’affaires

Il est possible que dans le cadre d’un voyage d’affaires, les frais que vous aurez mobilisés soient fiscalement déductibles, à condition d’être considérés comme des frais de déplacement professionnels.

A lire :  Découvrez les plaques professionnelles Onix

Il peut s’agir de billets de train ou d’avion, de réservation de nuitées, de location de voiture. Aussi, sachez que le remboursement de ces frais est tributaire de la présentation des justificatifs originaux de ces dépenses, tel que l’exige l’URSSAF. Autrement, votre employeur ne peut vous rembourser.

Les frais du trajet domicile-travail

La prise en charge d’une partie de vos frais de transport incombe à votre employeur. Sa contribution à vos frais de transport public est obligatoire, ceci à hauteur de 50% du prix des titres ou du service, pour l’ensemble du trajet de votre domicile au travail. Nous précisons tout de même que seuls les abonnements sont concernés par le remboursement. Il exclut les titres achetés à l’occasion.

Toutefois, votre employeur n’est pas tenu au remboursement des frais de déplacement domicile-travail en voiture. Deux conditions régissent tout de même le remboursement des frais de trajet : l’importance de la distance qui ne peut être parcourue à pied, l’absence de transports publics favorisant le respect d’heures particulières de travail. Ici aussi, vous devez justifier ces dépenses.

Les frais de location de voiture ou de taxi et les frais de stationnement

Avant d’effectuer des missions ou des déplacements pour le compte de votre entreprise en taxi ou en véhicule de location, vous devez en amont avoir l’accord de votre hiérarchie. Alors, sur présentation de justificatifs, les frais de taxi, de péage et éventuellement de stationnement vous seront restitués.

Aussi, les frais de stationnement ne sont pas pris en compte dans les charges de la sécurité sociale, si votre employeur peut justifier de l’absence d’emplacement pour stationner gratuitement, et lorsque vous n’avez autre choix que d’utiliser votre véhicule personnel.

En outre, ont aussi valeur de frais de déplacement, les dépenses effectuées pour :

  • Régler le stationnement et le péage dans certains cas ;
  • Acheter un véhicule ou ses équipements ;
  • Acheter du carburant conformément au barème kilométrique ;
  • Régler la prime d’assurance annuelle ;
  • Solder les frais d’entretien du véhicule.

Comment sont calculés les frais de déplacement ?

Ici, il faut distinguer les frais de déplacement des indemnités kilométriques. Pour que ces dernières vous soient restituées, votre employeur doit prendre en compte uniquement les déplacements effectués dans le cadre du travail. Les frais de trajets domicile-travail en sont donc exclus. Aussi, il est à noter que les frais de déplacement peuvent intégrer les frais kilométriques.

A lire :  Office 365, LA solution pour les petites entreprises ?

Les indemnités kilométriques sont les dépenses que vous effectuez quand vous utilisez votre propre véhicule pour les besoins de l’entreprise. Elles sont remboursées sur la base d’un forfait par kilomètre établi par l’administration fiscale. Deux conditions sont inhérentes au remboursement de ces indemnités :

  • La justification des frais de déplacement (nombre de kilomètres parcourus, date et heure, nom des clients concernés) ;
  • La non-immatriculation du véhicule au nom de l’entreprise.

C’est sur la base d’un barème annuellement publié par l’URSSAF et prenant en compte le nombre de chevaux fiscaux et la distance parcourue, que sont calculées les indemnités kilométriques.

Employeur : quelles sont vos responsabilités dans le règlement des frais de déplacement ?

En tant qu’employeur, vous devez faire preuve de sérieux et d’un grand sens de responsabilité dans la gestion des notes de frais liés aux dépenses et paiements professionnels.

Essentiellement, il y a trois erreurs que vous devez éviter :

  • Le règlement de note de frais mal ou insuffisamment justifiée ;
  • Le non-respect des exigences et du barème de l’URSSAF ;
  • La mauvaise gestion de la TVA déductible.

S’agissant du règlement des notes de frais, le principe est simple. Toute dépense effectuée pour le compte de l’entreprise doit faire l’objet d’un justificatif pour être remboursée. Or, il arrive bien souvent que pour des raisons banales et indépendantes de leur volonté, vos salariés oublient de réclamer les justificatifs de leurs dépenses. C’est pourquoi vous devez mettre en place un système pour leur faciliter la tâche dans l’élaboration et la bonne justification de leurs dépenses.

Aussi, la TVA est déductible pour certaines dépenses d’entreprise. Alors, vous devez veiller à cela, autant que vous devez mettre un point d’honneur à respecter les règles et barèmes que l’URSSAF applique aux frais professionnels.

Laisser un commentaire

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!