Quels frais professionnels peut-on déduire en entreprise ?

Les employés d’une entreprise ont droit à un remboursement des dépenses qui sont réalisées dans le cadre de l’exercice de leur profession. Pour bénéficier de cette déduction en entreprise, chaque salarié concerné doit présenter une note de frais. La gestion des notes de frais est une tâche complexe et prenante qui incombe à l’employeur ou au gestionnaire. L’utilisation d’une carte de paiement représente une solution efficace pour assurer la bonne gestion des notes de frais au quotidien.

Les frais déductibles en entreprise

Les dépenses suivantes, réalisées dans le cadre de l’exercice de la profession, font partie des frais déductibles sur les comptes de l’entreprise :

  • Les frais de transport : dépenses engagées sur les déplacements en transport public entre le lieu de résidence et le lieu de travail,
  • Les indemnités kilométriques : trajets aller-retour de moins de 50 km faits en voiture individuelle, moto, vélo ou parcourus au moins en 1h30 en transport public.
  • Les frais de nourriture : à condition que le coût du repas d’affaires soit compris entre 4,30 € et 30 € par repas par personne,
  • Toutes les dépenses réalisées lors d’un voyage à caractère professionnel: transport, hébergement, repas, déplacements, etc.,
  • Achats de vêtements : si la profession requière des équipements spécifiques,
  • Frais de documentation : achats de livres ou autres supports d’informations qui ne sont fournis par l’employeur,
  • Frais de formation professionnelle : dépenses en formation professionnelle en vue d’accroître ses compétences et les dépenses relatives à l’obtention d’un diplôme ou d’un certificat.
Source : Pixabay.com

Les conditions d’obtention du remboursement en entreprise

L’employé qui souhaite bénéficier d’une déduction en entreprise de ses frais professionnels doit soumettre une note de frais accompagné des justificatifs de frais.

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Établir une note de frais

La note de frais est une fiche qui liste toutes les dépenses réalisées par le salarié dans le cadre de l’exercice de sa profession. Chaque dépense doit être datée et présenter un objet précis. La note de frais doit être déposée auprès du gestionnaire ou de l’employeur qui se charge de la gestion et de la saisie au niveau de la comptabilité de l’entreprise.

Fournir les justificatifs de frais

En plus de la note de frais, le salarié doit fournir tous les justificatifs de frais (reçus, quittances, factures, tickets) relatifs à chaque poste de dépense. Le gestionnaire s’occupe de la vérification de la correspondance de chaque justificatif aux informations mentionnées dans la note de frais.

Source : Pixabay.com

La carte de paiement pour une meilleure gestion des notes de frais

Les employeurs et les gestionnaires perdent de longues heures dans la gestion des notes de frais de tous les salariés. L’utilisation de la carte de paiement entreprise représente une solution efficace pour se décharger de cette tâche à faible valeur ajoutée.

Les collaborateurs se servent de la carte pour effectuer les paiements de tous les frais déductibles en entreprise. Pour une gestion facilitée des notes de frais, chaque utilisateur dispose d’une application mobile à installer dans son smartphone. Les justificatifs de frais doivent être enregistrés au fur et à mesure sur la plateforme. Pour ce faire, l’utilisateur n’a qu’à prendre les reçus et autres tickets en photo. Les fichiers enregistrés parviennent directement au niveau de l’application de gestion administrée par l’employeur ou le gestionnaire. Ces derniers ont la possibilité de définir différents paramètres pour optimiser le budget et sécuriser au mieux l’utilisation de la carte de paiement. Ils peuvent déterminer un plafond pour les montants utilisés, définir les dates d’utilisation de la carte, établir une liste de commerces où la carte est autorisée…

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