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Comprendre le principe des notes de frais

Plusieurs éléments constituent les dépenses d’une entreprise, tels que les achats de fourniture, les charges externes, les frais du personnel, les charges financières, les impôts et les taxes… Dans cet article, nous allons nous focaliser sur la note de frais. Ce terme est très connu dans le milieu professionnel. Ainsi, soyez attentif pour bien comprendre de quoi il s’agit.

Note de frais, c’est quoi ?

notes de frais

Par définition, une note de frais est un formulaire permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a payés avec son propre compte pour les besoins de son activité professionnelle. En général, ce document prend la forme d’une fiche que l’employé remplit avant de la remettre à l’entreprise.

Selon la loi, l’employeur est obligé d’acquitter différentes sortes de frais engagés par ses salariés. Voici les dépenses à couvrir par la société :

  • Les dépenses d’hébergement et de déplacement : elles sont totalement remboursées sous deux conditions. La première est qu’une distance supérieure ou égale à 50 km (pour un trajet aller) s’impose entre le domicile du salarié et son lieu de travail. L’autre exigence est que le lieu de sa résidence doit être mal desservi par les transports en commun, ce qui lui empêche de le regagner en moins d’1h30 de trajet. Ces deux conditions réunies permettent également le paiement des frais d’hébergement durant le déplacement, quel que soit le type choisi (location meublée ou hôtel).
  • Les dépenses de repas: en cas de déplacement, elles sont prises en charge par la société en totalité ou en partie. En revanche, s’il s’agit d’un dîner avec un client ou que le salarié ait à prendre son repas sur son lieu de travail, les frais seront intégralement remboursés.
  • Les dépenses de transport : qu’il s’agisse d’un avion, un train ou un véhicule de location, l’employeur est tenu de rembourser tous les frais liés au transport y compris le ticket de péage ou le carburant. Au cas où l’employé utilise sa voiture personnelle dans l’accomplissement de sa mission, l’entreprise doit mettre en place des indemnités kilométriques.
  • Les dépenses de télétravail : l’employeur propose le télétravail parfois pour certaines raisons. Dans ce cas-là, la loi lui exige de s’occuper d’une partie des dépenses engagées par le salarié. Cela peut être une partie du forfait mobile ou un pourcentage du loyer.

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Gérer ses notes de frais facilement

L’Application note de frais N2F est justement conçue pour vous aider à mieux gérer vos notes de frais. Cette application mobile dédiée à la gestion des notes de frais pour professionnels vous fait gagner du temps et elle peut fonctionner n’importe où, avec ou sans réseau. Elle remplit votre note de frais à votre place.

Ce qu’il vous reste à faire c’est de prendre en photo via votre Smartphone ou tablette le justificatif correspondant et N2F prend en charge le reste du travail. Son scan intelligent OCR reconnait les données puis il les extrait afin de remplir la note de frais. Juste après, la devise, le montant, la date et les taxes apparaissent sur l’écran.

N2F s’intègre facilement à la gestion comptable des entreprises. Elle vous donne la possibilité de configurer les règles de validation, les exports personnalisés, les plafonds de dépenses, etc. Disponible sur iOS et Android, cette application est très facile à utiliser.

Le remboursement des notes de frais

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Dans le but d’éviter que le salarié ajoute ses dépenses personnelles dans la note de frais, de nombreuses conditions sont exigées avant que l’entreprise ne cautionne les frais qu’il requiert. Ainsi, l’employé doit justifier que les frais mentionnés sur le formulaire soient bien dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement fait alors partie des obligations de l’employeur si les dépenses sont prouvées par des documents comme les factures. Souvent à la fin du mois, le paiement peut se faire par frais réels ou par une indemnisation forfaitaire.

Par frais réels

C’est la solution la plus simple et la plus courante. Pour avoir droit à un remboursement, le salarié doit juste détailler chacune de ses dépenses sur la note (repas, déplacement, hébergement…) et surtout présenter tous les justificatifs y afférents. D’ailleurs, il est exigé à certaines preuves sur papier d’être plus précises.

Par exemple, une note de restaurant doit mentionner les noms des invités ainsi que le motif de l’invitation. Une note de déplacement doit indiquer le motif et le lieu de la mission, le nombre de chevaux fiscaux du véhicule, le kilométrage effectué.

Par indemnisation forfaitaire

Cette forme de remboursement épargne le salarié de la présentation des justificatifs. L’employeur lui verse une allocation globale forfaitaire relative aux divers frais. Donc, l’employé doit se charger lui-même la gestion de ses dépenses professionnelles.

Notez bien que le patron peut imposer un délai pendant lequel le salarié doit lui fournir tous les justificatifs. Si délai dépassé, il a le droit de refuser toute sorte de paiement. Sachez que les frais professionnels sont déchargés des charges sociales. C’est pourquoi, l’URSSAF (un organisme gouvernemental ayant pour mission de collecter les cotisations et contributions sociales des entreprises) surveille de près le contenu des notes de frais.

Les erreurs à éviter

notes de frais

Des erreurs peuvent être commises lors du remboursement des notes de frais. Il arrive fréquemment que les justificatifs soient incomplets, voire égarés. Mais légalement, ils doivent être tous bien conservés comme preuves des dépenses du salarié. Sinon, le risque d’amende de la part de l’administration fiscale s’impose. D’ailleurs, l’employeur ne doit pas se montrer trop généreux envers ses collaborateurs.

C’est-à-dire qu’il ne doit pas exagérer la somme des notes. Pour l’URSSAF, un salarié bénéficiaire d’un repas d’affaire une fois par semaine est acceptable. Au-delà de cela, il considère la situation comme un avantage en nature nourriture, devant être soumis à des cotisations sociales.

Les frais professionnels nécessitent une gestion financière et administrative rigoureuse. Pour prévenir les éventuels problèmes, fixer un plafond maximal de dépense est la solution idéale. L’utilisation des outils performants de récupération de justificatifs comme N2F est aussi indispensable pour mieux gérer les dépenses des équipes.

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La RédactionCet article a été posté par le webmaster le 5 janvier 2018 à 13 h 43 dans la catégorie Entreprise.

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