On parle rarement de la gestion de projet pour le succès d’une entreprise. Pourtant, elle est plus qu’essentielle au bien-être d’une compagnie, puisqu’elle assure la longévité de ses activités. Quand l’on pense au succès de l’entrepreneuriat, c’est souvent les éléments d’élaboration de stratégies et de pensées marketing qui nous viendront en tête, puisque ceux-ci nous permettront de performer dans l’industrie de services ou de produits dans laquelle elle se trouve. Bien que ces qualités de gestionnaires soient indispensables, tout projet souhaitant voir le jour doit avoir été organisé de façon optimale. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre structure de gestion soit efficace.
Tout d’abord, établissez directement des rôles clarifiés aux intervenants de l’entreprise. Chacun d’entre eux devra respecter ces rôles à la lettre et exécuter les tâches requises. Le gestionnaire de projet est l’élément essentiel qui tient en ordre le projet. Il s’agit du chef d’orchestre qui coordonne les actions du projet en suivant les objectifs préalablement définis. L’équipe de travail doit, quant à elle, s’occuper d’exécuter le projet en suivant les consignes du gestionnaire.
Voici une image du Project Management Institute qui indique le rôle des 3 principaux intervenants dans l’accomplissement d’un projet selon 9 domaines à tenir en compte dans un projet.
Source: http://lagestiondeprojet.com/Les projets devront ensuite être divisés par tâches distinctes. Puisque le temps est synonyme d’argent, la gestion de projet rime alors avec la gestion du temps. En attribuant un nombre d’heures précis pour l’accomplissement de chaque tâche, vous aurez une vue d’ensemble globale de l’investissement du temps des ressources disponibles. Il faut éviter le plus possible d’imposer un calendrier irréaliste, car cela vous occasionnera de mauvaises surprises dans le futur.
Un tableau contenant les tel que celui-ci est un bon exemple à suivre :
- # de la tâche
- Titre de la tâche
- Projet
- Assigné à
- Statut (en cours/terminée)
- Heures allouées
- Heures accomplies
- Date butoir
Prévoir les imprévus
Après avoir préétabli le travail de chacun des membres de l’équipe ainsi que la grille de temps en fonction du budget disponible, il est utile de faire une liste de risques pouvant être encourus en cours de projet ainsi qu’un plan de rescousse. Vous serez plus calme à l’arrivée d’un inconvénient, mais surtout, il sera plus facile de réagir avec un plan B pour sauver les pots cassés! Une multitude de risques peuvent survenir, par exemple : la mauvaise météo ayant retardé la construction d’un immeuble, des difficultés rencontrer avec les clients, un bris de machine, la perte de marchandise envoyée par bateau, la négociation plus longue avec les fournisseurs, départ soudain d’un employé, etc.
Enfin, il est important de procéder à la rédaction de rapports de suivi des projets. Vous saurez ainsi les points forts et ceux qui seront à améliorer dans le futur.
Faire appel à un logiciel gestion de projets pour vous aider. Il en existe d’ailleurs plusieurs en Open source tels que Codendi, Collabtive, Redmine, etc pour les entreprises à petit budget.
N’oubliez pas que la gestion de projet est un art qui doit être bien maitrisé pour éviter l’échec.
Avez-vous de bonnes ou de mauvaises expériences à partager?
J’ai eu un gros souci sur la gestion du temps, et notamment la date de livraison du projet, je devais lancer mon site en juin 2012 et il a finalement eu 5 mois de retard, ce qui a engendré des coûts supplémentaires, et énormément de perte d’argent de par le manque de chiffre d’affaires.
Je sais maintenant que pour mon prochain projet je ferai une réel gestion de projet avec un Gantt pour planifier mes ressources etc…