5 bonnes raisons d’utiliser un logiciel RH

Un SIRH (Système d’Information de gestion de Ressources Humaines) est un ensemble de solutions qui ont pour mission, suivant leurs fonctionnalités, d’améliorer la gestion administrative des ressources humaines d’une entreprise. En d’autres termes, ils fluidifient les processus liés à l’activité des salariés dans une entreprise.

L’impact d’un logiciel RH sur la gestion des ressources humaines se fait ressentir au delà des fonctions RH et notamment sur les activités stratégiques et opérationnelles de l’entreprise.

Véritables assistants administratifs, les logiciels RH séduisent de plus en plus d’ entreprises en quête d’efficience et de gain de temps. Voici 5 bonnes raisons de faire de même.

1- Libérer les fonctions RH des tâches chronophages

Le SIRH automatise la gestion des processus RH et décentralise les tâches administratives. La saisie n’est ainsi plus réservée qu’aux fonctions RH. Un salarié peut en effet saisir directement ses coordonnées (RIB, adresse, diplômes…) dans un dossier RH via une interface dédiée ou ses demandes de congés.

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Certaines actions peuvent également être attribuées automatiquement à des collaborateurs, comme la préparation d’un entretien annuel ou le contrôle de notes de frais par le manager. Le service RH se libère ainsi des tâches chronophages pour se concentrer sur des missions plus stratégiques et à haute valeur ajoutée, comme la marque employeur ou le plan de formation.

2- Optimiser la gestion financière de l’entreprise

Le SIRH est permet de disposer d’un flux d’informations en temps réel : nombre de salariés, rémunérations, congés acquis et posés, notes de frais déclarées, heures supplémentaires réalisées… Il peut ainsi être utilisé comme un vrai outil de pilotage de la masse salariale et aider la direction administrative et financière à provisionner ses budgets et à anticiper les variations de trésorerie.

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3- Etre en conformité avec les administrations

Les éditeurs de logiciels RH proposent des services conformes aux réglementations en vigueur. On peut notamment citer les outils de suivi de temps de travail et de repos, indispensables pour se conformer aux prescriptions du Code du Travail.

De la même manière, un logiciel de gestion des notes de frais met à jour automatiquement les barèmes Urssaf des frais professionnels chaque année.

Le SIRH centralise, historise et archive toutes les informations liées à l’activité des salariés. En cas de contrôle du Fisc ou de l’Urssaf, il suffit de faire une simple recherche dans le système d’informations pour obtenir le justificatif ou la donnée requise par les inspecteurs.

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4- Rendre les outils accessibles RH à distance

Certains SIRH sont entièrement en ligne (SaaS), permettant ainsi aux effectifs qui travaillent en dehors des locaux de l’entreprise (commerciaux itinérants, télétravailleurs…) de poursuivre la réalisation des tâches administratives à distance.

Une simple connexion internet et un équipement nomade (ordinateur portable, smartphone, tablette) suffisent. Les accès et l’hébergement des données suivent des protocoles de sécurité rigoureux, permettant ainsi de réduire la perte ou le vol de données sensibles.

5- Faciliter la préparation de la paie

Le gestionnaire de paie a besoin des éléments variables liés à l’activité des salariés (congés posés, heures supplémentaires, absences…) pour calculer la paie et procéder aux paiements des salaires et des cotisations sociales. Le SIRH est un formidable assistant pour préparer la paie puisqu’il permet d’exporter de date à date ces informations dans un format compatible avec un logiciel de paie.

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Plus de ressaisie à faire, les informations transmises sont fiables et générées en quelques clics.

Comment choisir son logiciel RH

Il est nécessaire d’analyser les besoins de son entreprise pour choisir un SIRH qui corresponde à son organisation. Les éditeurs de logiciels RH proposent aujourd’hui des SIRH “à la carte” pour permettre aux entreprises de ne prendre que les fonctionnalités dont elles ont vraiment besoin.

Il est également possible de tester ces logiciels en ligne, via des interfaces de test. C’est ce que propose par exemple Lucca, éditeur de logiciels RH sur son site.

Autre moyen de comparer les logiciels : les avis des utilisateurs sur les plateformes d’avis en ligne comme Trustpilot. Le retour d’expérience des utilisateurs reste la manière la plus fiable de s’assurer de la qualité d’un outil.

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