Un voyage de groupe pour entreprise peut se manifester sous plusieurs formes. Vous pouvez soit récompenser vos employés en leur proposant un voyage en groupe, soit consolider les liens existants entre les employés en sortant de l’ordinaire, soit tout simplement améliorer les compétences de tout un chacun par le biais de séminaires ou autres. Toutefois, qu’importe la forme de ce voyage, sa préparation et son anticipation sont primordiales.
Pourquoi anticiper un voyage de groupe pour entreprise ?
Il faut noter qu’anticiper un voyage de groupe pour entreprise revient à préparer tous les éléments nécessaires pour mener à bien le voyage.
Pour ce faire, vous pouvez déjà définir l’objectif principal du voyage, vous organiser sur le nombre de personnes qui vont participer au voyage, le lieu de destination, le budget à allouer, la route que vous allez emprunter, etc.
Néanmoins, avec l’évolution de la technologie, les entreprises peuvent faire recours à Travel Management Companies ou autres pour les voyages d’affaires.
Pour l’organisation en interne, anticiper un voyage de groupe pour entreprise est essentiel pour éviter les mauvaises surprises tant sur tous les points possibles. Mais alors quels sont les points à anticiper ?
Le lieu de destination, les exigences de séjour et la date du voyage
Tout d’abord, sachez qu’il vous faudra choisir le lieu de destination en fonction du type de voyage que vous comptez réaliser.
Si vous comptez, par exemple, effectuer des réunions ou des teams building, il faudra que vous choisissiez un endroit qui propose une salle de réunion avec ou sans vidéoprojecteur.
Il faut également penser au nombre de participants et faire en sorte que tout le groupe puisse être accueilli convenablement auprès du lieu d’hébergement.
Aussi, optez pour une date ainsi qu’un temps qui seront propice aux différentes activités que vous désirez réaliser avec le groupe.
La réservation des transports
La réservation du déplacement est aussi essentielle, car le fait de voyager en groupe nécessite plus de places que celui de voyager seul ou avec peu de monde.
Pour ce faire, vous pouvez déjà faire un petit comparatif des différents modes de transport et voir qu’est-ce qui pourrait être le plus avantageux pour le groupe.
Si vous désirez prendre la route au lieu de réserver un train ou un avion, vous pouvez choisir de louer un car avec Planet Autocar.
Aussi, voyager en car pourrait être plus cosy et faciliter, ainsi, les échanges entre le groupe et favoriser rapidement la cohésion du groupe.
L’assurance voyage pour le groupe
Il est primordial de souscrire à une assurance voyage lors de vos déplacements professionnels. C’est cette assurance qui vous permettra de limiter vos dépenses en cas d’incident ou de situation non contrôlée.
Le groupe qui bénéficiera du voyage professionnel devra donc être assuré afin d’anticiper tout risque ou accident.
En fait, une assurance voyage couvre non seulement les frais médicaux, mais aussi le rapatriement en cas d’accident pendant toute la période du voyage.
Certaines assurances proposent même aujourd’hui des assurances de voyage spéciales pour les groupes.
La feuille de route pour le déplacement professionnel
Enfin, pour mettre le groupe à l’aise et pour que chaque individu puisse s’arranger à son rythme, pensez à établir une feuille de route pour votre voyage.
Cette feuille de route renfermera tous les détails du voyage, notamment les dates du voyage, les activités à réaliser chaque jour, les lieux de rendez-vous, l’adresse du lieu d’hébergement, le temps de travail, etc.
Vous pouvez même rajouter un plan de déplacement afin de gagner plus de temps.