S’équiper d’un logiciel de paie et facturation : Tuto QuickBooks

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Lorsque l’on dirige une société, il y différentes étapes qu’il faut prendre très au sérieux. L’une d’entre elle, c’est le choix du logiciel que l’on va utiliser pour gérer sa comptabilité. En effet, si le fait de choisir tel ou tel logiciel de comptabilité ne vous fera pas gagner plus (ou moins) d’argent, l’incidence de tel ou tel choix pourrait cependant faire en sorte de vous faire gagner en temps, en clarté et, au final, en simplicité.

Aussi, il convient de bien choisir son logiciel de facturation lorsque l’on est en passe de créer sa propre société. Autant vous le dire de suite, il est préférable d’opter pour le bon logiciel d’emblée, plutôt que de devoir à effectuer un changement en cours d’exercice.

Nous vous présentons ici le logiciel de comptabilité Quickbooks, un logiciel qui va vous permettre de créer, personnaliser et d’envoyer vos factures à vos clients et ce, en quelques clics.

Gagnez du temps et simplifiez la gestion de votre entreprise au quotidien

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Afin de bien gérer sa comptabilité, il est vital de posséder un logiciel de comptabilité. S’il est toujours possible de « gérer sa compta » sur un simple cahier, il est toutefois grandement conseillé de laisser de côté cette ancienne méthode et de passer à l’ère du numérique. Ce serait le comble que vous ne profitiez pas de ces merveilleux outils numériques qui sont mis à votre disposition aujourd’hui.

Aussi, pour éditer une facture ou un devis, rien de mieux que de le faire sur ordinateur. C’est un gain de temps conséquent. Cela vous évitera également de faire des erreurs, erreurs qui seraient inévitables si vous teniez votre comptabilité sur papier.

Un logiciel de comptabilité vous permet d’effectuer les opérations de base de la comptabilité. La saisie est facilitée. Si vous êtes de l’ancienne école, que vous effectuez encore le suivi de votre entreprise « à la main », et que, pour vous, l’informatique et internet vous effraient, n’ayez crainte, il n’y a rien de bien compliqué à prendre en main un tel outil.

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QuickBooks, pour un suivi en temps réel des finances de votre entreprise

Utiliser un logiciel de facturation est absolument vital. Cela vous permet d’enregistrer votre bilan financier, de suivre vos écritures. Grâce à un tel outil, vous avez accès à de nombreux documents de synthèse en fond de tâche. C’est très rassurant de savoir où nous en sommes tout au long d’une année, et ce, avant même la fin des écritures de l’année en cours.

QuickBooks est bien plus qu’un simple logiciel de facturation puisque ce dernier propose de centraliser la gestion de l’ensemble de vos devis et factures. Il vous permet également de suivre en temps réel vos encaissements, de relancer les clients retardataires, ainsi que d’être alerté en cas d’impayés, ce qui est toujours confortable.

Le logiciel de comptabilité va également vous permettre de vous mettre en conformité vis-à-vis des impôts. Toute la partie fiscale (avis d’impositions…) pourra ainsi être traitée depuis votre logiciel. Il en va de même pour vos charges sociales ainsi que de vos déclarations de CA et, plus globalement du suivi de votre trésorerie. Quickbooks permet de faire tout cela en ligne.

Les fonctionnalités de QuickBooks

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Voici en résumé toutes les fonctionnalités qui sont proposées par QuickBooks :

  • Envoi et suivi des facturations. En quelques clics, de manière automatisée, pour une gestion commerciale simplifiée
  • Personnalisation des factures à l’image de votre société. Nombreux modèles sont proposés (logo, couleurs, police, mise en page…). Possibilité également d’importer vos propres modèles.
  • Gestion des impayés, via des alertes et des relances clients automatiques.
  • Calcul automatique de la TVA, pour un gain de temps considérable
  • Un suivi complet de la trésorerie de l’entreprise via une connexion sécurisée à votre banque et à la présence de tableaux de bord prévisionnels.
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Les offres et tarifs de QuickBooks

Quickbooks propose trois offres bien distinctes. La première offre, « Simple Start », vous en coûtera seulement 5 euros par mois. Pour la version « Essentials », qui est la plus populaire, vous devrez vous acquittez de 12.5 euros de frais par mois. Enfin, la version « Plus », qui est la version ultime de QuickBooks vous sera proposée au tarif de 17.5 euros par mois. A noter que ces tarifs sont valables durant trois mois.

Toutes ces versions incluent, en plus des fonctionnalités annoncées dans le paragraphe précédent, un support client gratuit et illimité ainsi qu’un accès gratuit pour votre expert-comptable.

La version « Simple Start » ne vous permettra pas de générer des prévisionnels de trésorerie, ni de programmer l’envoi des factures et des paiements récurrents. C’est pourquoi nous pensons qu’il est utile d’opter pour l’option « Essentials ».

La version « Plus » est accessible non pas à un (pour la version « Simple Start »), ni à trois utilisateurs (pour la version « Essentials »), mais à cinq utilisateurs. Avec cette dernière version, vous aurez donc, entre autres choses, la possibilité d’obtenir un suivi prévisionnel complet de votre budget ainsi que celle d’être en mesure de gérer les bons de commande de vos clients.

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